Xác định yêu cầu và lập kế hoạch tuyển dụng

Xác định yêu cầu tuyển dụng

 Căn cứ vào định biên nhân sự của doanh nghiệp, các trưởng bộ phận như trưởng/ phó phòng sẽ đề xuất yêu cầu bổ sung, thay thế nhân sự, trình lên phòng nhân sự thông qua Biểu mẫu phiếu đề xuất nhân sự, Bảng tổng hợp nhu cầu tuyển dụng. Yêu cầu tuyển dụng xuất hiện theo từng tháng, quý, năm hoặc trong những trường hợp đột xuất ngoài kế hoạch như tuyển dụng ngẫu nhiên, tuyển dụng cho dự án...Nhận được biểu mẫu, phòng nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp, thống kê yêu cầu và lập văn bản trình lên người lãnh đạo cao nhất doanh nghiệp (Tổng giám đốc/ Giám đốc...) quyết định phê quyệt.

Một yêu cầu đề xuất tuyển dụng đầy đủ cần cung cấp các thông tin như sau:

·       Vị trí, chức danh công việc.

·    Mô tả công việc bao gồm những nhiệm vụ chính, phụ và các mối quan hệ liên quan đến công việc.

·   Tiêu chuẩn, yêu cầu ứng viên: trình độ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thái độ, và những yêu cầu đặc biệt khác.

·      Mục tiêu cần đạt trong công việc.

·      Tỉ lệ sàng lọc, số lượng cần tuyển. 

  Sau khi yêu cầu tuyển dụng được ký duyệt, phòng nhân sự sẽ lập kế hoạch thực hiện. Có thể sử dụng phương pháp phân tích công việc (Job analysis) để xác định chính xác yêu cầu công việc. Tham khảo bài viết Phân tích công việc.

   Kế hoạch tuyển dụng.

Một kế hoạch tuyển dụng đầy đủ cần bao gồm các loại văn bản, biểu mẫu quy định cụ thể như sau:

Thứ nhất: Yêu cầu hồ sơ, tài liệu cần chuẩn bị tuyển dụng

a.      Yêu cầu hồ sơ là những yêu cầu cần có trong một bộ hồ sơ xin việc của ứng viên:

·      Đơn xin việc.

·      Sơ yếu lý lịch.

·      Bằng cấp, chứng nhận, giấy khen.

·      Chứng minh nhân dân, hộ khẩu, giấy khai sinh.

·      Giấy khám sức khỏe.

 Trong đó Biểu mẫu bảng thông tin ứng viên/ Phiếu tham dự tuyển dụng theo mẫu thường được áp dụng tại các doanh nghiệp. Việc thiết kế một biểu mẫu hoàn chỉnh sẽ giúp cho nhà tuyển dụng chủ động trong việc tổng hợp thông tin, đánh giá, lựa chọn ứng viên chính xác.

Tham khảo bài viết Bộ hồ sơ quản lý lao động chuẩn theo luật.

b.  Tài liệu cần chuẩn bị cho kế hoạch tuyển dụng bao gồm các biểu mẫu, văn bản:

·      Thông báo tuyển dụng.

·      Đánh giá khả năng ứng viên.

·      Đề thi tự luận.

·      Danh sách câu hỏi phỏng vấn.

·      Thư mời tham gia tuyển dụng, thư thông báo kết quả.

Thứ hai: Lựa chọn phương pháp tuyển dụng

Các phương pháp được áp dụng phổ biến như:

·      Test IQ, EQ, MBTI.

·      Test tiếng anh.

·      Câu hỏi tình huống, xử lý vấn đề.

·      Bài luận chuyên môn.

·      Thuyết trình, làm việc nhóm.

·      Phỏng vấn đánh giá.

Thứ ba: Lựa chọn người tiến hành tuyển dụng.

Bao gồm hội đồng tuyển dụng, các bộ phận có liên quan. Tùy vào quy mô hoạt động, vị trí cần tuyển tại mỗi doanh nghiệp sẽ có những người phụ trách khác nhau. Thông thường 1 hội đồng tuyển dụng gồm có:

·      Giám đốc, người điều hành.

·      Trưởng phòng nhân sự.

·      Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển dụng.

·      Chuyên viên/ nhân viên tuyển dụng.

·      Thư ký hội đồng.

Thứ tư: Thời gian, địa điểm tiến hành tuyển dụng.

Là thời gian, địa điểm diễn ra quy trình tuyển dụng từ:

·      Nhận hồ sơ ứng viên.

·      Trắc nghiệm, kiểm tra.

·      Phỏng vấn tuyển dụng.

·      Nhận việc, đào tạo hội nhập

Thứ năm: Chi phí tuyển dụng. 

Bao gồm các khoản như:

·      Chi phí đăng thông báo tuyển dụng.

·      Chi phí hành chính/ giấy tờ trong quy trình tuyển dụng.

·      Chi phí hỗ trợ hội đồng tuyển dụng.

·      Chi phí phỏng vấn.

·      Chi phí đi lại của ứng viên (nếu có).

·      Chi phí cơ hội, tiềm ẩn.

·      Chi phí đào tạo hội nhập…

Tham khảo bài viết chi phí của việc tuyển dụng sai người.

Tìm hiểu thêm về lý thuyết lập bảng kế hoạch tuyển dụng:

https://drive.google.com/file/d/0B0hFHwrHLaN7Y3NTbjR0Y0t6MFE/viewusp=sharing

Sưu tầm và tổng hợp.