Tổng quan về quy trình tuyển dụng nhân sự (Recruitment Process)

 Tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để thỏa mãn nhu cầu sử dụng và bổ sung lực lượng lao động cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Đó là một hoạt động vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Nếu một nhà quản trị có thể kiểm soát tốt đầu là nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình ngay từ khâu tuyển dụng thì quá trình làm việc, quản lý nhân sự ở các bước tiếp theo sẽ dễ dàng, thuận lợi hơn. Để có thể tuyển dụng nhân sự thành công cần tuân thủ thực hiện theo một quy trình cụ thể, rõ ràng.

Quy trình tuyển dụng là quá trình thực hiện công việc tuyển dụng tuân thủ theo từng bước, trình tự nhất định. Đó là một quá trình liên tục, lâu dài từ khi doanh nghiệp đề xuất nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho đến khi người lao động nghỉ việc. Tùy vào quy mô hoạt động, lĩnh vực kinh doanh, tính chất công việc mà quy trình tuyển dụng ở mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ khác nhau. Một quy trình tuyển dụng cơ bản sẽ trải qua 4 bước như sau:

Hình 1: Quy trình tuyển dụng cơ bản

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng: bước này bao gồm việc thẩm định xem doanh nghiệp có thực sự cần tuyển nhân viên hay không, tuyển người để làm những việc gì và cần tuyển người có tiêu chuẩn như thế nào.

Bước 2: Tìm kiếm các ứng viên tiềm năng: bước này bao gồm việc xác định nguồn cung cấp ứng viên và phương pháp thu hút ứng viên.

Bước 3: Đánh giá và lựa chọn ứng viên phù hợp: bước này bao gồm việc sử dụng các kỹ thuật đánh giá khác nhau để tuyển chọn ứng viên dựa trên các tiêu chí tuyển chọn và ra quyết định lựa chọn.

Bước 4: Hướng dẫn hội nhập: bước này bao gồm các hoạt động nhằm giúp nhân viên mới được tuyển dụng hiểu về doanh nghiệp, thiết lập mối quan hệ với các thành viên khác, và hội nhập vào môi trường doanh nghiệp.

Để có cái nhìn cụ thể hơn, tôi xin đưa ra một quy trình tuyển dụng nhân sự kết hợp với các biểu mẫu chi tiết như sau:

Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty trách nhiệm hữu hạn TTVTC. Công ty dịch vụ tổ chức sự kiện cho các công ty, doanh nghiệp và kinh doanh cá nhân. Sản phẩm kinh doanh bao gồm: tổ chức hội nghị, hội thảo, chương trình họp báo, quảng bá sản phẩm... Quy mô hoạt động trên 300 người lao động.

Hình 2: Quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty TNHH TTVTC

Quy trình tuyển dụng bao gồm 9 bước:

Bước 1: Xác lập nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng.

Đây là công việc đầu tiên của quy trình tuyển dụng. Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh, định biên nhân sự của doanh nghiệp trong từng tháng/ quý/ năm, mỗi phòng ban/ bộ phận chức năng sẽ đề xuất nhu cầu nhân sự cần tuyển dụng. Sau đó phòng Hành chính nhân sự ( viết tắt là HCNS) sẽ tổng hợp nhu cầu, lập kế hoạch chi tiết.

Bước 2: Lựa chọn nguồn ứng viên và hình thức tuyển dụng.

Nguồn ứng viên bao gồm nguồn ứng viên nội bộ và nguồn ứng viên bên ngoài.

Hình thức tuyển dụng bao gồm: thông qua công ty tư vấn tuyển dụng, trường học, giới thiệu người quen/ nội bộ, hội chợ việc làm/ ngày hội tuyển dụng, quảng cáo trên phương tiện truyền thông, trung tâm môi giới & giới thiệu...

Bước 3: Xác định địa điểm và thời gian tuyển dụng.

Địa điểm tuyển dụng là nơi diễn ra việc tiến hành tuyển dụng: nơi nhận hồ sơ, bài kiểm tra đánh giá, phỏng vấn…

Thời gian tuyển dụng là thời gian diễn ra quy trình tuyển dụng: thời gian nhận hồ sơ, thời gian sàng lọc, ra kết quả vòng loại, thời gian các vòng kiểm tra đánh giá, thời gian phỏng vấn, ra quyết định chọn người...

Bước 4: Thông báo tuyển dụng và tìm kiếm. 

Bao gồm việc xác định loại phương tiện đăng tải thông tin chẳng hạn như website, TV, báo chí, truyền hình, mạng xã hội...

Xác định thời điểm, tần suất và nội dung đăng tải thông tin.

Bước 5: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ. 

Xác định yêu cầu hồ sơ dành cho ứng viên bao gồm những loại giấy tờ, biểu mẫu như thế nào.

Sau đó tiến hành tổng hợp, thống kê và lựa chọn hồ sơ phù hợp với vị trí tuyển dụng.

Bước 6: Phỏng vấn và lựa chọn ứng viên.

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình tuyển dụng. Việc tương tác trực tiếp giữa nhà tuyển dụng và ứng viên thông qua những câu hỏi, tình huống, phong cách giao tiếp, thái độ sẽ giúp nhà tuyển dụng lựa chọn ứng viên phù hợp với vị trí công việc.

Bước 7: Xác minh điều tra, thông báo kết quả.

Sau buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng không được vội vàng đưa ra kết quả mà cần tiến hành điều tra, xác minh lại hồ sơ, lý lịch của ứng viên. Việc này nhằm đảm bảo hiệu quả công việc về sau và hạn chế những rủi ro nhân sự không mong muốn.

Kết quả tuyển dụng phải thông báo đến ứng viên một cách rõ ràng, minh bạch bao gồm cả ứng viên trúng tuyển và ứng viên không phù hợp để thể hiện sự chuyên nghiệp cuả nhà tuyển dụng.

Bước 8: Hướng dẫn nhân viên mới hòa nhập. 

Nhà tuyển dụng cần lưu ý việc hướng dẫn người mới thích nghi, làm quen với môi trường công việc mới, các mối quan hệ trong công việc, văn hóa công ty và cách thức tiếp cận công việc để tạo tâm lý tự tin, chủ động, nhiệt tình cho nhân viên mới, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu tỉ lệ bỏ việc.

Bước 9: Đánh giá quá trình tuyển dụng.

Sau quá trình tuyển chọn, nhà tuyển dụng cần thiết đánh giá quy trình thực hiện ở các khía cạnh như xem xét hiệu quả tiến độ thực hiện công việc, kết quả tuyển dụng đáp ứng nhu cầu, những ý kiến phản hồi từ phía phòng ban, người lao động, các kinh nghiệm đúc kết và đề xuất, cải tiến quy trình.

Chi tiết từng bước thực hiện trong mỗi quy trình và các văn bản, biểu mẫu đính kèm sẽ được cập nhật ở những bài viết tiếp theo.